Réponse
1 : Il y a trois catégories de pièces
à fournir : des pièces administratives, techniques
et financières.
Pièces
administratives :
- la carte professionnelle
;
- le registre de commerce ;
- le quitus fiscal ;
- l’attestation INPS ;
- l’attestation l’OMH (Office malien de l’habitat)
Pièces techniques :
- l’expérience ;
- le personnel de maîtrise ;
- le schéma d’organisation ;
- le planning ;
- la liste du matériel ;
- la liste du personnel ;
- la déclaration de non association ;
Pièces financières :
- la caution (bancaire ou espèce);
- le bordereau des prix unitaires ;
- le devis ;
- l’attestation bancaire ;
- le chiffre d’affaires ;
- la ligne de crédit
- l’offre financière.
Question
2 : Pourquoi les marchés sont attribués au moins
disant ?
Réponse
2 : le soumissionnaire désigné
comme « moins disant », est celui dont l’offre
financière est la moins élevée parmi
les soumissionnaires jugés techniquement qualifiés,
qui ont été retenus après l’analyse
des offres techniques.
En d’autres termes, cela veut dire qu’à
qualité égale, le moins cher des soumissionnaires
se verra attribué le marché.
Question
3 : Quel est le processus des payements à l’AGETIER
?
Réponse
3 : L’Agence dispose de deux moyens
de règlement : la Caisse et la Banque.
L’essentiel des paiements se fait par la Banque. Seules
les dépenses d’un montant inférieur ou
égal à 25.000 FCFA sont réglables par
la Caisse.
Toutes les demandes de paiement (factures
et décomptes) sont déposées au niveau
de la Réception. Cette dernière les enregistre
et les transmet directement à la Direction Technique
quand il s’agit des décomptes ou factures relatives
aux conventions et à la Direction Générale
dans les autres cas.
Au niveau de la Direction Technique les
décomptes et factures sont vérifiés et
saisies dans le logiciel de gestion technique et financière
de l’Agence par les Chefs de Projets. Quand ceux-ci
terminent leurs traitements, ils impriment et joignent aux
décomptes les tickets informatiques qui sont alors
soumis à la signature du Directeur Technique. Celui-ci
s’assure que l’on peut procéder au règlement,
vise et transmet le décompte à la Direction
Administrative et Financière.
A ce niveau on vérifie l’exactitude
des calculs du Certificat de Paiement, la conformité
des modes de règlements au contrat (comptes bancaires,
monnaie de règlements), la présence et la qualité
des documents de base. Après ces vérifications
le DAF vise et transmet au Conseiller Juridique les décomptes.
Le Conseiller Juridique s’assure
que les différents risques sont couverts (enregistrement
des contrats, assurance, garanties bancaires). Ensuite le
CJ vise et transmet encore à la DAF pour l’établissement
du chèque ou de l’ordre de virement par le Comptable.
Celui-ci établi le titre de paiement,
l’enregistre dans les livres comptables du logiciel
de gestion, imprime les pièces comptables et les soumet
à la signature du Directeur Administratif et Financier.
Ce dernier vérifie le chèque, la source de financement
et les écritures comptables. Ensuite il signe le chèque
et transmet toute la documentation au Contrôleur de
Gestion.
Le Contrôleur de Gestion vérifie
l’ensemble des documents, les montants, le respect des
clauses contractuelles.
Le Chèque et les documents de support
sont ensuite transmis au Directeur Général qui
s’assure que les traitements précédent
ont été correctement faits et autorise le paiement
en signant le certificat de paiement, le ticket informatique
et tous les autres documents sur lesquels une place est indiquée
pour sa signatures avant de signer le chèque. Le chèque
et les documents reviennent à la Comptabilité
où le Comptable remet le chèque au bénéficiaire
contre décharge.
Quant aux dépenses à régler
sur fonds propres, les factures sont imputées par le
DG selon le cas à la Direction technique, à
la DAF ou à quelqu’un de la Direction Générale
pour traitement. Ensuite le document est transmis la Comptabilité
pour règlement après le visa du DAF. Le comptable
établit le chèque, l’enregistre dans le
logiciel, le fait signer par le DAF, le Conseillé de
Gestion et le DG. Le document est ensuite remis au bénéficiaire
après décharge.
Pour les paiements par Caisse, le prestataire
se présente à la Caisse avec sa facture visée
par le DG et il est immédiatement réglé.
